et ses formations
Nous avons pensé pour vous deux formations clés: Une pour tous types d’entreprises et l’autre pour les collectivités territoriales décentralisées (CTD) encore appelées Mairie. Pour celle qui concerne tous types d’entreprise. Il s’agira de parcourir un ensemble de onze normes régissant de manière complète la gestion des archives. Au terme de cette formation, les archives n’auront plus aucun secret pour tous les participants. Les onze normes vont de la construction et l’aménagement des salles d’archives à la numérisation des archives.
AUDIT DOCUMENTAIRE: DÉFINITION ET RÔLE
L’audit documentaire est l’une des fondations d’un projet de gestion documentaire, qu’il s’agisse d’une réorganisation interne, d’une création ou d’un déploiement d’un système d’Archivage Électronique ou d’un système de Gestion Électronique des Documents
CADRE NORMATIF D’UN AUDIT DOCUMENTAIRE
Ici, nous allons parcourir un ensemble de 11 normes régissant la gestion des archives. Lesdites normes permettent d’évaluer tout système d’archivage, qu’il soit physique ou numérique.
MÉTHODOLOGIE DE L’AUDIT DOCUMENTAIRE
Le cadre normatif d’un audit documentaire préalablement étudié aura permis de connaître tous les artefacts ou métriques pour réaliser une évaluation sans complaisance de son système d’archivage, il faut donc cerner la méthodologie indiquée pour un audit documentaire. On étudiera comment élaborer un protocole d’audit, comment et à qui passer des interviews, comment exploiter les outils existants, Comment rédiger un rapport d’audit.
LE PÉRIMÈTRE ET LES PHASES D’UN AUDIT
L’audit documentaire est un travail scientifiquement structuré, il ne couvre donc pas tous les domaines et se fait par étape. Ici seront détaillées ces étapes.
SOLUTIONNER LES PROBLÈMES DÉCELÉS
A quoi servirait-il d’égrener des problèmes décelés si les solutions adaptées ne sont pas apportées. Cette journée sera consacrée à la présentation de la typologie des problèmes régulièrement rencontrés au terme des audits documentaires et des solutions adaptées pour chaque type de problème. Les débats seront interactifs.
En ce qui concerne les mairies, cinq jours de formation seront offertes, les modules iront de la gestion des archives administratives, comptables et financières des CTD, en passant par la gestion des archives d’état civil, la numérisation des archives municipales, à l’organisation et à la gestion tant des archives physiques que numériques. Des cas pratiques meubleront toute la durée de la formation.
GESTION DES ARCHIVES ADMINISTRATIVES DANS LES MAIRIES
Définition et types d’archives administratives; Classification et inventaire des archives administratives; Conservation et stockage des archives administratives; Accès et communication des archives administratives.
GESTION DES ARCHIVES D’ÉTAT CIVIL
Définition et types d’archives d’état civil; Classification et inventaire des archives d’état civil; Conservation et stockage des archives d’état civil; Accès et communication des archives d’état civil.
NUMÉRISATION DES ARCHIVES MUNICIPALES
Définition et avantages de la numérisation; Choix des formats de fichiers et des supports de stockage; Logiciels et outils de numérisation; Contrôle qualité et sécurité des archives numériques.
ORGANISATION ET GESTION DES ARCHIVES NUMÉRISÉES
Création d’un système d’archivage électronique (SAE); Indexation et recherche des archives numériques; Accès et communication des archives numériques; Sécurité et sauvegarde des archives numériques.
CAS PRATIQUES ET EXERCICES
Études de cas d’élaboration d’un plan de classement des archives municipales; Exercices pratiques de description des archives
selon la norme ISAD-G. Présentation d’un exemple de logiciel de gestion des archives physiques et numériques.
Les particuliers désirant se former n’ont pas été oubliés, il suffit de nous contacter et réserver vos places pour les modules qui vous intéressent. En tout état de cause, chacune des deux formations sera offerte aux particuliers individuels payant en espèces, par Orange Money ou MoMo au prix cadeau de cent mille (100 000) francs CFA.